Nach Unternehmenskennzahlen trainieren: Wie aus KPIs Trainings werden

Der Zusammenhang von Unternehmensperformance und Trainingsaktivität wird in vielen Unternehmen noch nicht ausreichend erfasst. Fachabteilungen arbeiten häufig nur an ihrer eigenen Zielerreichung. Die Herausforderungen, Tools und Erkenntnisse der anderen Units bleiben zu oft strategisch unberücksichtigt.

Abteilungen in Unternehmen existieren häufig in beziehungsfreier Koexistenz. Umfangreiche unternehmerische Kennzahlen zur Dokumentation und Auswertung von Erfolgen und Misserfolgen werden zwar erfasst. Der Fokus der Weiterverarbeitung liegt jedoch oftmals auf den eigenen Kenngrößen. Der Austausch der Abteilungen untereinander kommt häufig viel zu kurz. Gemeinsame Strategien werden nicht oder nicht ausreichend entwickelt – obwohl die Anliegen der Abteilungen zahlreiche Kontaktpunkte untereinander bieten.

Was sich Abteilungen in Organisationen wünschen.

Das Controlling möchte

• die Erreichung realistischer Zielvorgaben unterstützen
• fortlaufend und nachvollziehbar Erfolge und Misserfolge tracken, um unternehmerische Leistung und Wettbewerbsfähigkeit widerzuspiegeln
• den Ist-Stand mit Zielvorgaben vergleichen können
• Prozesse und Abhängigkeiten identifizieren, um Anhaltspunkte für Regulierungsmöglichkeiten zu erhalten

Die Personalentwicklung möchte

• Teammitglieder zielgerichtet entwickeln und Anhaltspunkte für optimale Handlungsoptionen haben
• wissen, welche Maßnahmen vorhanden sind und ob diese auf die strategischen Ziele einzahlen
• agiler und bei sich ändernden Zielperspektiven handlungsfähiger werden
• Feedback erhalten, ob ausgerollte Trainingsmaßnahmen zu Verhaltensänderung und damit zu Performance-Zuwachs führen

Der Vertrieb möchte

• Provisionierungsschwellen übertreffen und Mitarbeitende zur Zielerreichung befähigen
• auf eine valide Datenbasis zugreifen, die immer aktuelle Vertriebszahlen ohne manuelle Bearbeitung grafisch ansprechend und verständlich visualisiert
• Transparenz, um sich permanent an festgelegten Zielvorgaben messen und ggfs. intervenieren zu können
• Regionalverantwortliche befähigen, ihre Vertriebsgebiete und Standorte optimal zu entwickeln

Schritt 1: Evaluation von zielführenden und verfügbaren Kennzahlen.

Um den Anforderungen der Stakeholder an ein KPI-basiertes Steuerungsinstrument gerecht zu werden, muss die Verfügbarkeit zielführender KPIs verifiziert werden. Eine übliche und vorhandene Kenngröße im Vertrieb sind Umsatzzahlen. Je nach Data Warehouse liegen Informationen zu Umsatz gesamt, Umsatz pro Produkt, Umsatz je Branche, Land, Region, Standort, Team oder Mitarbeitenden vor. Zusätzlich beschreiben je nach Branche oder Business Messgrößen wie Vertragsverlängerungsquote, Retourenanzahl oder aufkommendes Volumen am Helpdesk die Kundenzufriedenheit im After-Sales-Bereich – wichtige Informationen, die unmittelbaren Einfluss auf die Verkürzung der Akquisephase im Customer Lifecycle haben.

Schritt 2: Import von KPIs und Monitoring von Veränderungen.

Für das Generieren relevanter Trainingsempfehlungen ist eine aktuelle Datenbasis das Fundament. Über individuell realisierte Schnittstellen findet automatisch der Import der ausgewählten KPIs statt. Ist das KPI-führende Bestandssystem nicht dauerhaft mit dem LMS verbunden, können andere Regelimporte, zum Beispiel nächtlich über einen sFTP-Serverplatz, realisiert werden.

Schritt 3: Verknüpfung von KPIs mit Trainingsmaßnahmen.

Wie jedoch auf kritische Organisationsentwicklungen mit relevanten Trainingsempfehlungen reagieren? Die Lösung ist ein Trainingskatalog im angebundenen LMS, der für jedes eingepflegte Training den Impact auf die jeweiligen Kenngrößen definiert. Nur so kann die systemische Empfehlungsmechanik später angestoßen werden.

Schritt 4: Ein intuitives KPI-Cockpit und Freigabe der Trainingsempfehlungen.

Je nach Datenfundament können die detaillierten KPIs horizontal (Produkt A/Produkt B/Produkt n, Kundenzufriedenheit, Retourenquote u.a.) und Informationen zu Regionen, Standorten, Niederlassungen, Teams u.a. zusätzlich vertikal abgebildet werden. Optional kann tiefer in das Datenmaterial „eingetaucht“ und Datensätze können detailliert betrachtet werden.

Die Darstellung der KPIs erfolgt mithilfe eines klassischen Ampelsystems, wobei jeder KPI eine eigene Kachel im Dashboard erhält: grün für absehbare Zielerreichung, gelb für gefährdete Zielerreichung und rot für unwahrscheinliche Zielerreichung. Die Prognose für die Entwicklung je KPIWer im Beobachtungszeitraum wird so aufmerksamkeitsstark visualisiert – ein sofort verständlicher Indikator für Handlungsbedarf.

Über das Benutzerinterface werden ergänzend konkrete Trainingsmaßnahmen gemäß ihrem Impact auf den jeweiligen KPI angeboten. Deren Rollout erfolgt nach Rücksprache mit und Verifizierung der Sinnhaftigkeit durch den Verantwortlichen, beispielsweise den/die Niederlassungsleiter/in – nach einem unternehmensindividuellen Freigabeprozess. Regionalvertriebsleiter/innen erhalten mit dem KPI-Cockpit eine mobilfähige Anwendung. Mit deren Hilfe können sie zur Vor- oder Nachbereitung Standortdaten detailliert einsehen und Kontakt zu den Standortleitern aufnehmen. Optional werden das Erstellen standortspezifischer Notizen und ein Einblick in die Trainingshistorie ermöglicht – ein präzises Berechtigungssystem sorgt dafür, das jeder nur sehen darf, was sie/er sehen soll.

So gewinnen die verschiedenen Abteilungen.

Dem Controlling ermöglicht das KPI-Cockpit

• die Ablösung unternehmensinterner Insellösungen und Transparenz durch das Teilen einer validen Datengrundlage
• eine anschauliche Visualisierung von Regelreports, unternehmerischer Leistung und Wettbewerbsfähigkeit
• Trainingskosten und Unternehmensperformance in Zusammenhang zu bringen

Der Personalentwicklung ermöglicht das KPI-Cockpit

• mit Maßnahmen im Bereich Training/HR auf kritische Unternehmensentwicklungen zu reagieren
• eine bessere Begründung von Trainingsbudgets
• mehr Agilität für sich ändernde Zielperspektiven
• die Verknüpfung von Trainingsaktivität und Unternehmensperformance

Dem Vertrieb ermöglicht das KPI-Cockpit

• mit einem Minimum an Vorbereitungszeit Unterstützung bei der individuelle Standortförderung
• auf kritische Unternehmensentwicklungen unmittelbar mit Maßnahmen im Vertrieb zu reagieren
• Rückmeldung zur Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen Richtung Personalentwicklung zu geben

Darf es noch etwas mehr sein?

Training nach Unternehmenskennzahlen ist ein Baustein, um Performance und Trainingsaktivität in Zusammenhang zu bringen. Noch effizienter ist dieser als mit anderen Modulen verzahnter Bestandteil eines integrierten Systems – an der Seite eines LMS inklusive Kompetenz Management, Seminar Management und Performance Management.

Erfahren Sie unter www.traperto.com mehr zum KPI-Cockpit – und zu einem integrierten Ansatz für die Personalentwicklung.

Foto vom Autor Jan-Hendrik Precht auf dem Blog der L&Dpro
Jan-Hendrik Precht
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Jan-Hendrik Precht hatte seinen Erstkontakt mit dem Thema E-Learning im Jahr 1999 an der Fernuniversität Hagen. In Anstellungen bei verschiedenen Agenturen wie db central, Amplexor, Bassier, Bergmann & Kindler/United Digital Group verhalf er u.a. Kunden wie Telekom, Vodafone, Deutsche Bank und Henkel zu passgenauen Lösungen. Seit 2018 ist Jan-Hendrik Precht bei der traperto GmbH und leitet dort den Vertrieb.

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