Die 5 Stolpersteine bei der Einführung des Digital Workplace
Die digitale Transformation schreitet in Deutschland und der Welt voran. Mit ihr einher geht der Wechsel hin zu einem digitalen Arbeitsplatz. Auf diesem Weg warten viele Herausforderungen, vor allem jedoch Chancen. Und auch Stolpersteine gibt es immer wieder. Damit Sie nicht an denselben Stellen stolpern wie viele andere vor Ihnen, sind hier die häufigsten Fallen:
- Ziele und Strategie
- Prinzipien und Werte des digitalen Arbeitsplatzes
- Digitale Kompetenzen
- Enabling
- Neue und veränderte Arbeitsprozesse
Ziele und Strategie
Achten Sie bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes darauf, immer erst Klarheit zu schaffen, welche Ziele und Absichten verfolgt werden sollen. Oftmals gibt es nur ein paar Ideen, die grob skizziert werden. Bei solchen Vorgehensweisen wird relativ schnell deutlich, dass kein Realitätsbezug dahintersteckt. Ein weiteres Problem scheint, dass oft in Unternehmen nur einem Buzzword oder Trend hinterhergelaufen wird und die wesentlichen Ziele aus den Augen verloren werden.
Das Resultat: Es wird keine erfolgreiche Transformation zum Digital Workplace stattfinden, da sich weder die Unternehmen noch die Mitarbeiter/innen damit identifizieren können und niemand weiß, was erreicht werden soll.
Deshalb lauten unsere Empfehlungen:
- Befragen Sie Kolleg/innen aus allen Bereichen, was sie erwarten und sich wünschen (nicht nur die Führungskräfte, sondern auch die Mitarbeiter/innen, welche die meiste Zeit damit arbeiten werden). Vergessen Sie dabei nicht den Betriebsrat.
- Definieren Sie Ihre Ziele basierend auf den Aussagen der Mitarbeiter/innen und Führungskräfte. Bauen Sie ein Projektteam auf, welches nicht zu klein ist, hinter dem Projekt steht und vom Nutzen sowie den Chancen überzeugt ist. Planen Sie auch dafür mehr Zeit und Geld ein.
- Erstellen Sie einen Anforderungskatalog für die Toolauswahl und probieren sie viel aus. Überlegen sie, wo sie Kompromisse eingehen können und wo nicht.
- Erstellen Sie eine Roadmap für einen schrittweisen Rollout.
- Als Ziel und Bestandteil der Strategie darf das neue Werkzeug zwingend die bestehenden ablösen und nicht als etwas Zusätzliches empfunden bzw. kommuniziert werden. Dies ist wichtig für die Erkennung von Nutzen und Mehrwert und baut so Blockadehaltungen kontinuierlich ab.
- Vergessen Sie das Thema Change nicht. Es geht um mehr als nur die Einführung eines Tools, was im Verlauf des Beitrages noch etwas klarer wird.
Prinzipien und Werte
Bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ändern sich viele Dinge. Da dieser Wandel oft unterschätzt wird, ist es von Vorteil im Voraus festzulegen, welche Veränderungen oder Komplikationen eintreten können. Die Technik ist dabei ein wichtiger Bestandteil, der allerdings nicht im Hauptfokus stehen sollte.
Es geht darum, wie Mitarbeiter/innen zukünftig miteinander kommunizieren und welche Workflows sich ändern. Warum dabei das Formulieren und Abgleichen der Ziele unumgänglich erscheint, zeigt die Erfahrung. Eine erfolgreiche Prozessoptimierung findet in vielen Fällen über die Ableitung der Unternehmenswerte statt. Die Punkte wie mehr Effizienz, mehr Agilität oder Transparenz innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens sind dabei ebenso von zentraler Bedeutung.
In Bezug auf die digitale Transformation ist eine gesunde Fehlerkultur mit geteiltem Wissen deutlich besser, als das oft verbreitete Silodenken. Die stärkere Vernetzung der weltweit verteilten Unternehmensbereiche ist ebenso ein Punkt, der nicht unterschätzt und sogar noch mehr gestärkt werden darf. Um eine nachhaltige Veränderung zu erzielen, ist die Kombination von Zielen und Werten eines Unternehmens zwingend erforderlich.
Digitale Kompetenzen
Die digitale Transformation ist kein einmaliges Ereignis. Sie stellt vielmehr einen kontinuierlichen und disruptiven Prozess dar. Vor allem wenn man die Punkte wie Mindset oder Skills in Betracht nimmt, ergibt sich ein Reifegrad, der konstant beobachtet werden muss – und auf den Sie reagieren müssen.
Es ist ein Irrglaube zu denken, nur weil viele Millenials in einem Unternehmen sind, dass diese über alle Kompetenzen verfügen und alles vorantreiben werden. Die Kür besteht darin, sich hierfür eine optimale Strategie auszudenken, die sich konsequent anpasst und folgenden wiederkehrenden Zyklus beinhaltet: Beobachten, messen und anpassen. Diese Vorgehensweise richtet sich an alle Mitarbeiter/innen aus den unterschiedlichen Funktionen und Altersstufen, nicht nur an eine Gruppe von entsprechenden Personen.
Enabling
Beim Enabling von Mitarbeiter/innen müssen ebenfalls einige Dinge im Auge behalten werden. Um ein Beispiel zu nennen, ist es nicht ausreichen den Mitarbeiter/innen kleine oder kurze Schulungen anzubieten, damit sie wissen, wo sie in Zukunft klicken müssen. Wie im oberen Teil beschrieben, wirkt sich der Arbeitsplatz auf viele Bereiche aus. Es bedarf also eines umfassenden Konzeptes um Hilfestellungen zu liefern. Die Änderung des Mindset und der Kompetenzen in Sachen Führung als auch Entwicklung von Verständnis bedarf eines größeren Portfolios und wird begleitet von verschiedenen Maßnahmen.
Häufig ist der Gedanke vorherrschend “Wissen = Macht, also wird es nicht geteilt”, bzw. “wenn ich mein Wissen teile, mache ich mich ja überflüssig”. Dabei hilft es ebenso wenig zu beschließen “Ab heute wird Wissen geteilt”. Es entstehen Blockaden, die zu wenig Verständnis und keiner Änderung im Mindset führen. Benötigt wird also einen Katalog aus Schulungen, als auch Veranstaltungen in verschiedenen Formaten, um ein echtes Enabling zu erreichen. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter/innen den Mehrwert für sich erkennen und vor allem auch erleben.
Neue und veränderte Arbeitsprozesse
Bestehende Prozesse auf ein neues Tool zu übertragen ist eine gängige Vorgehensweise, die in vielen Unternehmen bekannt sein wird. Doch wie schon bei den Zielen und Werten angesprochen, ist es gerade dabei wichtig auch andere Wege einzuschlagen. Beispielsweise können Prozesse reduziert werden, wenn in einer Community alle Personen jederzeit auf die entsprechenden Informationen Zugriff haben. Viele Abläufe müssen somit neu strukturiert werden, denn in dem einem Bereich funktioniert ein neuer Prozess, in einem anderen aber nicht. Hierbei sollte gerade zu Beginn der Transformation ein pragmatischer Ansatz gewählt werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass wieder das Thema Change zur Angelegenheit wird. Mitarbeiter/innen und Führungskräfte müssen Gewohntes und Bekanntes verlassen und Neues ausprobieren.
Bleiben Sie offen für Neues
Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ist mit vielen Punkten verbunden. Es geht um weit mehr als die bloße Einführung einer neuen Software. Es ist eine Veränderung, die ohne umfassende Planung nicht nur das gesamte Projekt gefährdet, sondern vor allem die Kosten enorm in die Höhe treiben wird.
Abschließend sei noch genannt, dass jedes Unternehmen auf diesem Weg mitunter viel Offenheit für Neues aufbringen muss. “Das funktioniert bei uns nicht…” und derartige Sprüche sind oft zu hören. Mit Sicherheit gibt es dafür viele und gute Gründe. Bleiben sie trotzdem offen und überlegen Sie, ob es nicht auch anders funktionieren könnte.
Eine zeitnahe und vor allem mutige Herangehensweise, scheint daher die beste Variante zu sein. Es gibt bereits Partner mit vielen Erfahrungswerten, die gerne mit Ihnen den Weg zusammen gehen möchten. Dies bezieht sich auf Mitarbeiter/innen innerhalb, als auch außerhalb des Unternehmens. Planen Sie sorgsam und bewusst.
Eiko Isler
Eiko Isler, Senior Consultant, Know How! AG
„Als Community Manager erlebe ich täglich, wie sich Menschen mit unterschiedlichem Background vernetzen, um gemeinsam neue Lösungen zu entwickeln.“
