Wie und wo können Videos in Unternehmen eingesetzt werden und welche Vorteile ergeben sich daraus?
Videos im Arbeitsalltag: Informationen schnell und prägnant vermitteln
Mehr denn je stehen Unternehmen und Angestellte heute vor zahlreichen Herausforderungen. Durch die verstärkte Arbeit im Homeoffice und die Verbreitung neuer Technologien hat sich auch die Kommunikation verändert: Die neuen Arbeitsabläufe und Absprachen im Team gelingen besser mithilfe einer visuell orientierten Kommunikation, mit Videoinhalten und modernen Tools. Das ist kein Zufall: Rund 60 Prozent des menschlichen Gehirns sind auf die Verarbeitung visueller Eindrücke ausgelegt. In einer Studie von TechSmith unter 4.500 Büroangestellten konnten fast 70 Prozent der Teilnehmer Arbeitsanweisungen schneller und genauer umsetzen, wenn sie ihnen in Form von Bild- und Videomaterial zur Verfügung gestellt wurden anstatt reiner Textanleitungen.
Visuelle Medien sind also insbesondere bei komplexen Sachverhalten das Mittel der Wahl, um Botschaften klar und verständlich auf den Punkt zu bringen. Welche Unternehmensbereiche von video- und bildbasierter Kommunikation besonders profitieren und warum, möchte ich im Folgenden kurz erläutern.
1. Kundensupport und Helpdesk
Immer wieder kommt es vor, dass Kunden Fragen zu bestimmten Produkten haben oder bei einem bestimmten Prozess nicht weiterkommen. Auch die eigenen Mitarbeiter:innen stehen tagtäglich vor einer Vielzahl an Herausforderungen, bei denen sie auf Hilfe und Support angewiesen sind. In den meisten Fällen handelt es sich um technische Probleme und IT-Fragen, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen – vor allem dann, wenn sie sich ständig wiederholen. Viele Unternehmen haben daher, gerade was den IT-Support betrifft, bereits FAQ-Seiten für Kunden und Angestellte eingerichtet. Hier finden sich Anleitungen und Hilfestellungen zu den häufigsten Problemen. Das Ziel dabei ist, die IT-Abteilungen zu entlasten und schnelle Lösungsmöglichkeiten anzubieten. Da es sich jedoch gerade in der IT meist um komplexe Themen handelt, lohnt sich der Einsatz von Bildern und Videos in Form von Tutorials, beispielsweise Erklärungen zu den Funktionen eines Produkts oder Anleitungen zur Installation einer bestimmten Software.
Cancom, Anbieter für IT-Infrastruktur und IT-Services mit Sitz in München, nutzt diese Möglichkeit seit mehreren Jahren zur Beantwortung von internen IT-Anfragen. Dies erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und sorgt für erhebliche Zeitersparnis.
2. Marketing und Verkauf
Im Marketing ist Video seit langem ein gern genutztes Mittel, um Zielgruppen nachdrücklich zu erreichen – beispielsweise in Form von Werbe- oder Promo-Videos, Produktdemos oder Imagefilmen. Durch die visuelle Komponente transportieren Videos Botschaften und Stimmungen besser als jedes andere Medium und erreichen die Zuschauer auf emotionaler Ebene. Diese persönliche Art der Ansprache schafft Vertrauen und kann ein entscheidender Grund dafür sein, warum sich ein Kunde für den Kauf eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung entscheidet. Je nach Produkt, Zielgruppe und Kommunikationskanal ist dabei nicht immer ein millionenschweres Marketingbudget notwendig. Für Software-Produktdemos beispielsweise lassen sich auch einfach Bildschirmaktivitäten aufnehmen, die Schritt für Schritt Neuerungen und einzelne Funktionen zeigen. Mithilfe audiovisueller Effekte und professionellem Layout lässt sich so ein hochwertiges Video mit vergleichsweise überschaubarem Aufwand erstellen.
Zudem können Videos als Teil der Vertriebsstrategie nicht nur den Umsatz steigern, sondern – richtig eingesetzt – auch ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal gegenüber dem Wettbewerb sein. So lassen sie sich unter anderem zur Erstansprache potenzieller Kunden und Partner verwenden, um das eigene Unternehmen vorzustellen. Dabei kann das Video in einer E-Mail, auf Social Media oder auf der Unternehmenswebsite eingebunden werden. Der Vorteil gegenüber einem Telefongespräch oder einer Konferenzschaltung besteht darin, dass ein Video unaufdringlich, aber dennoch persönlich wirkt. Der Kunde erhält die wichtigsten Informationen auf den Punkt, kann sich das Video bei Bedarf mehrmals anschauen und sich bei konkreten Fragen an eine:n persönliche:n Betreuer:in wenden. Die Aufgabe des Vertriebsgesprächs wird damit in gewisser Weise automatisiert, wodurch den Vertriebsmitarbeitenden mehr Zeit bleibt, sich auf anderweitige Aufgaben zu konzentrieren.
3. Personalentwicklung und Weiterbildung
E-Learning-Kurse und videobasierte Weiterbildungen erfreuen sich schon lange großer Beliebtheit. Neben dem Einsatz in „offiziellen“ Schulungen, e-Learning-Kursen und virtuellen Onboarding-Programmen für neue Mitarbeitende können Videos in vielen Arbeitssituationen dazu beitragen, die Kommunikation zu verbessern und den Wissensaustausch unter Kolleg:innen zu vereinfachen. Dabei werden keine aufwändig produzierten Videos benötigt. Vielmehr geht es darum, Informationen im Sinne des „Social Learning“ mit überschaubaren Mitteln schnell und unkompliziert zu veranschaulichen. Umfangreiche Kenntnisse in der Videoproduktion sind hier nicht nötig.
So lässt sich zum Beispiel mithilfe eines Screencasts die Bedienung einer Software oder eines Vorgangs kurz erklären und mit den Kolleg:innen teilen. Diese verwenden das Video als Tutorial, um die Arbeitsschritte am eigenen Rechner durchzuführen. In der aktuellen Situation, in der Kollge:innen sich aufgrund der räumlichen Distanz bei Fragen nicht eben schnell über die Schulter schauen können, leisten solche kurzen Videos einen wichtigen Beitrag zum besseren Verständnis und können auch ohne viel Vorwissen einfach erstellt werden. Auch Best Practices und Learnings bei bestimmten Projekten lassen sich mithilfe von Videos gut veranschaulichen und teilen. Werden die Lernvideos zudem systematisch an zentraler Stelle gespeichert, entsteht mit der Zeit eine umfangreiche, jederzeit zugängliche virtuelle Lernbibliothek.
4. Allgemeine interne Kommunikation
Neben der klaren Informationsvermittlung ist es vor allem die persönliche Komponente, die visuelle Medien so attraktiv macht: Emojis, GIFs, kommentierte Screenshots und kurze Videos schaffen Nähe. Kaum verwunderlich also, dass sie sich in Zeiten von Homeoffice und Social Distancing auch in der informellen, internen Kommunikation zunehmender Beliebtheit erfreuen. Neben der spontanen Einbindung in E-Mails und Chatverläufe eignen sich visuelle Mittel – allen voran Videos – aber auch zur persönlichen Ansprache der Mitarbeitenden durch einen Vorgesetzen, beispielsweise zur Einstimmung auf ein neues Projekt oder zur Bekanntgabe wichtiger Neuerungen. Die Videos bestehen dabei oft aus einer einfachen Aufzeichnung einer Präsentation, zusammen mit dem Bild der oder des Sprechenden in der Kamera, der oder die durch die Folien führt. Durch die persönliche Komponente erhöht sich das Engagement der Zuschauer:innen, und auch auf Distanz kann so ein Gefühl der Verbundenheit entstehen.
Fazit
Videos gehören zu den wirkungsvollsten Marketing-, Trainings- und Kommunikationstools, die modernen Unternehmen zur Verfügung stehen. Ihr Einsatz ist längst nicht auf die aufgeführten Beispiele beschränkt: In nahezu allen Arbeitsbereichen und beruflichen Situationen bieten sie einen Mehrwert und erweisen sich immer dann als besonders nützlich, wenn es um klare Kommunikation und Informationsvermittlung geht.
Dabei erfordert eine Umstellung der Kommunikation auf visuelle Mittel keine grundlegende Neuausrichtung im Unternehmen. Schon kleine Veränderungen machen einen erheblichen Unterschied. So sollten beispielsweise alle Angestellten uneingeschränkten Zugang zu visuellen Werkzeugen und Hilfsmitteln erhalten, mit denen sie ihr Wissen zu bestimmten Programmen, Prozessen und Projekten am Bildschirm erfassen und teilen können. Tools zur Bildschirmaufzeichnung und Videoerstellung, wie beispielsweise TechSmith Snagit oder Camtasia, tragen dazu bei, die Kommunikations- und Lernkultur im Unternehmen positiv zu beeinflussen und zu modernisieren.
Anton Bollen
Anton Bollen ist Customer & Market Strategist und Trainingsexperte beim Softwarehersteller TechSmith. Das Unternehmen entwickelt die Programme Camtasia und Snagit, mit denen Informationen am Bildschirm aufgenommen, bearbeitet und als Videos und in anderen digitalen Formaten geteilt werden können. Informationen und Wissen lassen sich so in Multimedia-Formaten vermitteln, die visuelles Lernen und effiziente Kommunikation und Erfahrungsaustausch ermöglichen.
