Rechtssicheres Lernmanagement in Microsoft 365
Informative und zielgerichtete Lerninhalte, eine zentral gesteuerte und praxisnahe Verwaltung der Lernaktivitäten und eine übersichtliche Darstellung der relevanten Daten und das alles innerhalb von Microsoft 365 – wer will das nicht?
Die gute Botschaft: Das alles ist möglich!
Microsoft 365 etabliert sich mehr und mehr zu einem unternehmensweiten digitalen Arbeitsraum. Besonders, wenn es um die Zusammenarbeit und interne Kommunikation geht, setzen viele Unternehmen bereits auf die Kollaborationsplattform Microsoft Teams. Natürlich wäre es sinnvoll, als Trainingsabteilung auch das Lernmanagement in diese gewohnte Umgebung zu integrieren.
In diesem Artikel möchten wir uns mit der Frage beschäftigen, was Trainingsabteilungen brauchen, um ein rechtssicheres Lernmanagement innerhalb von Microsoft 365 umzusetzen und zu etablieren.
Content
Beginnen wir mit den Lerninhalten, die für die Verwirklichung eines solchen Projekts am wichtigsten sind. Hier braucht es in erster Linie eine Prämisse, nämlich vorstrukturierte Schulungspläne und Kurslernpfade zu erstellen. Es ist wichtig, dass Unternehmen bewusst mehr als nur eine überladene Lernbibliothek anbieten. Trainingsabteilungen sollen entscheiden, wie bestimme Elemente in der Praxis umgesetzt werden. Dazu zählt beispielsweise die Möglichkeit, als L&D-Experte zu entscheiden, welche Kurse Teil eines Onboarding-Programms sein müssen.
Neben der Strukturierung der Inhalte, spielt die Interaktivität im digitalen Bereich eine große Rolle. Beim E-Learning ist grundsätzlich darauf zu achten, dass nicht nur mit PowerPoint-Präsentationen, Dokumenten und Videos gearbeitet wird. Es gilt hierbei auch, u.a. auf abschließende Lernquizze zur Erfolgskontrolle zu setzen und bei besonderem Bedarf weitere interaktive Elemente mittels der Industriestandards (SCORM und AICC) hinzuzufügen.
Abschließend soll kurz die Möglichkeit, die Erfolgskontrolle mit Lernquizzen zu integrieren, durchleuchtet werden. Es sollte weder etwas manuell ausgewertet werden, noch sollte es irgendwelche synchronen Elemente geben, die eine Zeitverzögerung zwischen dem Quizausfüller und dem Quizbewerter erzeugen könnten. Es ist wichtig, dies mit Quiz-Buildern vollständig zu automatisieren, Punktestufen in diese Erfolgskontrolle einzubauen, Experimentiermöglichkeiten zu geben und Feedback zu integrieren.
Management
Beim rechtssicheren Lernmanagement soll es möglich sein, die Lernaktivitäten verbindlich zuzuordnen. Auch hier geht es um mehr, als eine Lernbibliothek anzubieten, in der die Lernenden freiwillig, nach eigenem Geschmack, Bedürfnissen und Interessen, suchen und aktiv lernen können. Natürlich ist es wichtig, diese Option als Kurskatalog anzubieten. Doch um die Lernverwaltung professionell umzusetzen, brauchen L&D-Abteilungen auch die Möglichkeit, Lernaktivitäten, Trainingspläne und Kurse verbindlich zuzuordnen.
Zusätzlich benötigen Unternehmen ein Erinnerungsmanagement. Wer soll benachrichtigt werden? Und wann? Um Beanstandungen, gesetzliche Auflagen oder Schutzmaßnahmen aufzuzeigen, ist es notwendig, diese Formulierungen halbjährlich oder jährlich zu wiederholen. Auf diese Weise können Zertifikate mit einem Ablaufdatum versehen werden. Das System soll dazu in der Lage sein, Teilnehmende zu erinnern, dass ein Kurs oder ein Zertifikat in einem bestimmten Zeitrahmen abläuft, z. B. in 30 Tagen.
Data
Die letzte Säule, die aus unserer Sicht notwendig ist, um ein rechtssicheres und voll integriertes Lernmanagement in Microsoft 365 anzubieten, ist eine klare Datenerfassung. Die Lernhistorien und Dokumentationen müssen nachweisbar sein. L&D-Abteilungen benötigen eine Verwaltung der individuellen Zertifizierungen und Kompetenzen. Es ist wichtig, Parameter setzen zu können, die persönliche Konsequenzen haben. Wenn ein Fälligkeitsdatum z.B. in einem 7-Tage-Bereich angegeben ist oder der Ablauf eines Zertifikats in 365 Tagen festgelegt wurde, muss der Teilnehmer diesen Kurs dann im angegebenen Zeitraum abschließen bzw. wiederholen.
Dasselbe gilt für das Kompetenzmanagement, d.h. wenn Unternehmen mit unterschiedlichen Kompetenzen arbeiten und diese Kompetenzen so definiert sind, dass sie auslaufen, z.B. die Anfängerkompetenzen sind 24 Monate gültig und die Expertenkompetenzen, vielleicht nur drei Monate. Auf diese Weise können L&D-Abteilungen dafür sorgen, dass jeder, der als Experte gezählt werden möchte, nach drei Monaten individuell daran erinnert wird, einen Kurs mit demselben Expertenniveau zu absolvieren und auf diese Weise den Expertenstatus nachzuweisen.
Das letzte Element hier ist die solide und aussagekräftige Analyse der Lernaktivitäten und -leistungen. Das heißt, Unternehmen müssen nicht nur gegenüber dem Gesetzgeber nachweisen können, dass sie bestimmten Pflichten nachgekommen sind, sondern sie haben auch eigene Ziele als Organisation, um Kompetenzen und Qualifikationen bei den eigenen Mitarbeitenden zu optimieren.
Welche Vorteile bringt jetzt die Integration in Microsoft 365?
Sie haben sicherlich schon viel über die allgemeinen Vorteile eines Lernmanagementsystems gehört. Die heutige Frage bezog sich jedoch auf die vollständige Integration in Microsoft 365, und im Zuge dessen, möchten wir einige dieser Vorteile hervorheben. Wenn Sie sich für Microsoft 365 entscheiden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auch Microsoft SharePoint kennengelernt haben und es erfolgreich nutzen. Sie können es im Intranet einsetzen, das heißt für die interne Kommunikation. Sie können es als Wissensdrehscheibe nutzen. Das bedeutet Dokumentenspeicherung, Wissensmanagement, etc. Es würde Sinn ergeben, die Lernaktivitäten mit der Wissensdrehscheibe zu verbinden.
Und wie sieht es mit kollaborativem Arbeiten aus? Stichwort: Soziales Lernen. Microsoft Teams steht dabei an vorderster Front. Es hat sich zur wichtigsten Drehscheibe für kollaboratives Arbeiten entwickelt. Hier ergibt es Sinn, kollaboratives Arbeiten mit sozialem Lernen zu verbinden. Unternehmen können Lernmanagement effizienter und erfolgreicher einsetzen, indem sie die Möglichkeit haben, die verschiedenen Arbeitsabläufe zu individualisieren und vollständig zu automatisieren.
Über LMS365
LMS365 hat sich zum Ziel gesetzt, Organisationen am modernen digitalen Arbeitsplatz durch Lernen zu unterstützen. Mit Millionen von Nutzern in über 60 Ländern weltweit ist es die einzige cloudbasierte Lernplattform, die in Microsoft 365 integriert ist. Durch die nahtlose Integration mit einer Vielzahl von Microsoft-Tools für den modernen Arbeitsplatz wird LMS365 zu mehr als nur einer Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterschulungen und -trainings; es wird zu einer integrierten All-in-One-Lernlösung für das digitale Zeitalter.
Übrigens
Wenn Sie mehr über erfahren wollen, sollten Sie den Online-Vortrag „Was brauche ich für ein rechtssicheres Lernmanagement in Microsoft 365?“ im Rahmen der L&Dpro Online Konferenz am 21.02.2022 (12:00-12:45h) nicht verpassen! Hier geht es zur kostenlosen Anmeldung: https://bit.ly/3rSa5TL.
Lea Kleinendonk
Lea Kleinendonk ist seit Mai 2021 Marketing Managerin DACH bei LMS365. Sie koordiniert das gesamte Marketing bei LMS365 für Deutschland, Österreich und Schweiz. Parallel dazu absolviert sie ihren Masterabschluss in der Fachrichtung Medien- und Kommunikationsmanagement an der SRH Fernhochschule.
